In deze privacyverklaring leg ik uit welke persoonsgegevens ik verwerk, waarom ik dat doe, waar de gegevens vandaan komen, met wie gegevens kunnen worden gedeeld, hoe lang ik ze bewaar en welke rechten je hebt.

Deze privacyverklaring geldt voor mijn algemene dienstverlening, waaronder fotografie, grafisch ontwerp, workshops, offertes, bestellingen, online galerijen en communicatie.

Voor schoolfotografie geldt daarnaast een afzonderlijke Privacyverklaring Schoolfotografie.

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Xammes fotografie | ontwerp
Sharon Meijster-Siep
Vijfhuizen, Noord-Holland

Website: www.xammes.nl
Telefoon: +31 (0)6 81 85 70 32
Contactformulier: contactpagina

KvK: 59484853
BTW: NL001825692B63

Welke persoonsgegevens verwerk ik?

Afhankelijk van de dienst die je afneemt of de manier waarop je contact met mij opneemt, kan ik onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam;
• adresgegevens;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• factuurgegevens;
• betaalgegevens of betaalstatus;
• informatie over een fotoshoot, workshop of ontwerpopdracht;
• datum, tijd en locatie van een opdracht;
• communicatie per e-mail, telefoon of contactformulier;
• foto's en ander beeldmateriaal;
• bestelgegevens;
• gegevens over gekozen foto's of producten;
• informatie die je zelf vrijwillig met mij deelt.

Bij zakelijke opdrachten kunnen daarnaast worden verwerkt:

• bedrijfsnaam;
• functie;
• zakelijke contactgegevens;
• KvK- of BTW-gegevens, indien noodzakelijk.

Bij gebruik van de website kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals:

• IP-adres;
• browser- en apparaatgegevens;
• technische loggegevens;
• cookiegegevens.

3. Waar komen je persoonsgegevens vandaan?

Persoonsgegevens ontvang ik onder andere:

• rechtstreeks van jou;
• via mijn website of contactformulier;
• via e-mail, telefoon of sociale media;
• tijdens een fotoshoot of workshop;
• via een online galerij of bestelomgeving;
• via een betaalprovider;
• van een opdrachtgever, bijvoorbeeld wanneer een bedrijf een fotografieopdracht organiseert voor medewerkers;
• via een andere persoon wanneer jij onderdeel bent van een gezamenlijke fotoshoot of opdracht.

Wanneer gegevens niet rechtstreeks van jou afkomstig zijn, verwerk ik alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor de betreffende opdracht of dienstverlening.

4. Waarvoor gebruik ik persoonsgegevens?

Ik verwerk persoonsgegevens onder andere voor:

• het beantwoorden van vragen en aanvragen;
• het opstellen van offertes;
• het plannen en uitvoeren van fotoshoots;
• het uitvoeren van ontwerpwerkzaamheden;
• het organiseren en uitvoeren van workshops;
• het voorbereiden en uitvoeren van zakelijke fotografie;
• het maken en beheren van online fotogalerijen;
• het leveren van digitale foto's;
• het ontwerpen en leveren van albums en fotoproducten;
• het verwerken van bestellingen;
• het verwerken en controleren van betalingen;
• het opstellen en versturen van facturen;
• klantenservice;
• administratie;
• het afhandelen van klachten;
• het voorkomen van misbruik;
• het beveiligen van systemen;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Persoonsgegevens worden niet zonder geldige grondslag voor onverenigbare andere doeleinden gebruikt.

5. Op welke grondslag verwerk ik persoonsgegevens?

De AVG bepaalt dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie verwerk ik gegevens op basis van één van de volgende grondslagen.

Uitvoering van een overeenkomst

Veel persoonsgegevens zijn noodzakelijk om een opdracht of bestelling uit te voeren.

Bijvoorbeeld voor:

• een fotoshoot;
• workshop;
• ontwerpopdracht;
• bestelling;
• levering;
• betaling.

Voorbereiding van een overeenkomst

Wanneer je informatie of een offerte aanvraagt, kunnen persoonsgegevens worden verwerkt om je aanvraag te beantwoorden en een mogelijke opdracht voor te bereiden.

Wettelijke verplichting

Bepaalde gegevens moet ik bewaren of verwerken vanwege wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld voor mijn financiële administratie.

Gerechtvaardigd belang

In bepaalde situaties kan ik persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor:

• beveiliging van mijn systemen;
• voorkomen van misbruik;
• het voeren van een zakelijke administratie;
• het behandelen of onderbouwen van klachten en geschillen.

Daarbij weeg ik altijd af of jouw privacybelang zwaarder weegt.

Toestemming

Wanneer toestemming nodig is, bijvoorbeeld voor bepaalde vormen van promotioneel gebruik van herkenbare portretten, vraag ik daarvoor afzonderlijk toestemming.

6. Foto’s en beeldmateriaal

Foto’s waarop personen herkenbaar in beeld staan zijn persoonsgegevens.

Ik verwerk foto's om de overeengekomen fotografieopdracht uit te voeren, de foto's te selecteren, na te bewerken en te leveren.

Het laten maken van een fotoshoot betekent niet automatisch dat je toestemming geeft om de foto's voor mijn eigen promotie te gebruiken.

Wanneer ik herkenbare foto's wil gebruiken voor bijvoorbeeld:

• mijn website;
• portfolio;
• sociale media;
• drukwerk;
• publicaties;
• wedstrijden;
• marketing;

vraag ik daarvoor afzonderlijk toestemming wanneer dit wettelijk nodig is.

Toestemming voor promotioneel gebruik staat los van de fotografieopdracht. Het weigeren van toestemming heeft geen gevolgen voor de uitvoering van de opdracht.

7. Toestemming

Wanneer een verwerking gebaseerd is op toestemming, moet deze toestemming vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn.

Je kunt toestemming op ieder moment voor toekomstig gebruik intrekken.

Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden blijven rechtmatig.

Wanneer een foto bijvoorbeeld al rechtmatig in gedrukt materiaal is verwerkt, kan intrekking niet altijd betekenen dat bestaande exemplaren direct moeten worden vernietigd.

8. Online galerijen

Voor het bekijken, selecteren of downloaden van foto's kan gebruik worden gemaakt van een beveiligde online galerij.

Afhankelijk van de gebruikte galerij kan toegang worden beveiligd met bijvoorbeeld:

• een persoonlijke link;
• wachtwoord;
• pincode;
• of andere toegangsbeveiliging.

De gegevens in een galerij worden uitsluitend gebruikt voor het uitvoeren en leveren van de betreffende fotografieopdracht.

De klant is zelf verantwoordelijk voor zorgvuldig gebruik van verstrekte inloggegevens.

9. Hoe lang bewaar ik persoonsgegevens?

Ik bewaar persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij ik wettelijk verplicht ben gegevens langer te bewaren.

Foto's

Foto’s van reguliere fotografieopdrachten worden in beginsel tot maximaal één jaar na levering bewaard, tenzij:

• vooraf een andere termijn is afgesproken;
• een langere bewaartermijn noodzakelijk is voor een lopende opdracht;
• de foto's onderdeel zijn van een album- of productbestelling;
• of er een andere geldige reden bestaat om de foto's langer te bewaren.

Na het verstrijken van de bewaartermijn kan ik niet garanderen dat foto's nog opnieuw beschikbaar kunnen worden gesteld.

Technische back-ups kunnen nog tijdelijk aanwezig zijn totdat deze volgens het reguliere back-upproces worden overschreven of verwijderd.

Online galerijen

Een online galerij blijft beschikbaar gedurende de termijn die bij de betreffende opdracht wordt aangegeven.

Na afloop kan de galerij worden verwijderd of offline worden gezet.

Offertes en correspondentie

Offertes, aanvragen en correspondentie worden niet langer bewaard dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor:

• dienstverlening;
• administratie;
• klantenservice;
• het onderbouwen van gemaakte afspraken;
• eventuele geschillen.

Financiële administratie

Facturen en andere gegevens die onderdeel zijn van mijn fiscale administratie worden in beginsel 7 jaar bewaard, overeenkomstig de wettelijke fiscale bewaarplicht.

10. Met wie deel ik persoonsgegevens?

Ik deel persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor mijn dienstverlening, wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat of wanneer ik wettelijk verplicht ben gegevens te verstrekken.

Afhankelijk van de opdracht kan ik gebruikmaken van:

• hosting- en IT-dienstverleners;
• aanbieders van online fotogalerijen;
• professionele fotolaboratoria;
• producenten van albums en fotoproducten;
• betaaldienstverleners;
• verzend- en bezorgdiensten;
• boekhoud- of administratiesoftware;
• mijn boekhouder of administrateur;
• leveranciers die nodig zijn voor de uitvoering van een specifieke opdracht.

Deze partijen ontvangen alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor hun dienstverlening.

Ik verkoop persoonsgegevens niet aan derden.

11. Verwerkers

Wanneer een externe leverancier uitsluitend namens Xammes fotografie | ontwerp persoonsgegevens verwerkt, wordt deze partij waar van toepassing aangemerkt als verwerker.

Waar de AVG dit vereist, worden met deze partijen afspraken gemaakt over onder andere:

• beveiliging;
• vertrouwelijkheid;
• gebruik van persoonsgegevens;
• eventuele subverwerkers;
• datalekken;
• verwijdering of teruggave van gegevens.

Wanneer een externe partij zelf het doel en de middelen van een verwerking bepaalt, kan deze partij zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn.

12. Betalingen

Wanneer een betaling via een externe betaaldienstverlener verloopt, verwerkt deze partij de gegevens die noodzakelijk zijn om de betaling uit te voeren.

Xammes fotografie | ontwerp ontvangt alleen de gegevens die noodzakelijk zijn om de betaling en bestelling administratief te verwerken.

Volledige betaalkaartgegevens worden niet door mij opgeslagen wanneer deze rechtstreeks door de betaalprovider worden verwerkt.

13. Beveiliging

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• verlies;
• ongeoorloofde toegang;
• misbruik;
• wijziging;
• openbaarmaking;
• vernietiging.

Ik maak onder andere gebruik van:

• beveiligde systemen;
• persoonlijke wachtwoorden;
• beperkte toegang;
• beveiligde online omgevingen;
• regelmatige updates en back-ups waar van toepassing.

Externe partijen die persoonsgegevens voor mij verwerken moeten eveneens passende beveiligingsmaatregelen nemen.

Geen enkel digitaal systeem kan echter ieder beveiligingsrisico volledig uitsluiten.

14. Datalekken

Wanneer zich een beveiligingsincident voordoet waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, beoordeel ik of sprake is van een datalek.

Wanneer dit wettelijk verplicht is, wordt het datalek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of aan de betrokken personen.

15. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige software- of clouddienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.

Wanneer dat gebeurt, wordt gebruikgemaakt van een wettelijk toegestane grondslag voor internationale doorgifte en, waar nodig, passende aanvullende waarborgen.

Dit kan bijvoorbeeld gebeuren op basis van:

• een adequaatheidsbesluit;
• goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
• of een andere wettelijk toegestane doorgiftemethode.

16. Kunstmatige intelligentie

Foto’s en persoonsgegevens van klanten worden niet bewust beschikbaar gesteld voor het trainen of finetunen van openbare generatieve AI-modellen.

Wanneer AI-functionaliteit onderdeel is van professionele software die ik gebruik voor bijvoorbeeld selectie of beeldbewerking, let ik erop dat dit gebruik past binnen mijn privacyverplichtingen en de voorwaarden van de betreffende leverancier.

Herkenbare klantfoto’s worden niet zonder geldige grondslag gebruikt voor zelfstandige AI-training of andere doeleinden die losstaan van de oorspronkelijke fotografieopdracht.

17. Geen verkoop van persoonsgegevens

Ik verkoop persoonsgegevens niet aan derden.

Persoonsgegevens worden ook niet aan derden beschikbaar gesteld voor hun eigen marketing- of advertentiedoeleinden zonder daarvoor een geldige grondslag.

18. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Xammes fotografie | ontwerp maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering waaraan voor jou rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen zijn verbonden.

19. Cookies en websitegebruik

Mijn website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken.

Dit kunnen onder andere zijn:

• functionele cookies;
• analytische cookies.

Voor analytische doeleinden kan onder andere Google Analytics worden gebruikt.

Ik gebruik geen cookies voor gepersonaliseerde advertenties of remarketing wanneer dit niet in mijn cookieverklaring wordt vermeld.

Welke cookies precies worden gebruikt, met welk doel en welke bewaartermijnen daarbij gelden, staat in mijn afzonderlijke Cookieverklaring.

Wanneer voor bepaalde cookies voorafgaande toestemming nodig is, worden deze alleen geplaatst nadat toestemming is gegeven.

20. Jouw privacyrechten

Je hebt, voor zover dit in jouw situatie van toepassing is, onder andere het recht om:

• je persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• je gegevens over te laten dragen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;
• eerder gegeven toestemming in te trekken.

Wil je gebruikmaken van één van deze rechten? Neem dan contact op via: fotografie@xammes.nl

Om te voorkomen dat persoonsgegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kan ik vragen om informatie waarmee ik kan controleren dat jij degene bent op wie het verzoek betrekking heeft.

Ik vraag daarbij niet om meer informatie dan noodzakelijk is.

21. Kinderen en minderjarigen

Bij fotoshoots en workshops kunnen minderjarigen worden gefotografeerd.

Bij het verwerken en publiceren van herkenbare beelden van minderjarigen ga ik extra zorgvuldig om met hun privacy.

Wanneer toestemming nodig is en de betrokkene daarvoor volgens de toepasselijke regelgeving niet zelfstandig toestemming kan geven, wordt toestemming gevraagd aan de bevoegde ouder of wettelijk vertegenwoordiger.

Voor schoolfotografie geldt een afzonderlijke Privacyverklaring Schoolfotografie.

22. Klachten

Heb je een vraag of klacht over de manier waarop ik met je persoonsgegevens omga? Neem dan gerust eerst contact met mij op via: fotografie@xammes.nl

Ik kijk graag samen met je naar een oplossing.

Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

23. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer:

• mijn dienstverlening verandert;
• gebruikte systemen of leveranciers veranderen;
• wet- of regelgeving verandert;
• een wijziging nodig is om duidelijker uit te leggen hoe ik persoonsgegevens verwerk.

De actuele versie wordt steeds gepubliceerd op www.xammes.nl.

Wanneer een belangrijke wijziging gevolgen heeft voor een lopende verwerking, informeer ik betrokkenen hierover wanneer dat wettelijk vereist of redelijkerwijs noodzakelijk is.

24. Samenhang met andere documenten

Naast deze privacyverklaring kunnen onder andere van toepassing zijn:

• de Algemene Voorwaarden Fotografie & Ontwerp;
• de Algemene Voorwaarden Workshops;
• de Aanvullende Algemene Voorwaarden Schoolfotografie;
• de Privacyverklaring Schoolfotografie;
• de Cookieverklaring;
• de Copyright- en auteursrechtinformatie van Xammes fotografie | ontwerp.

Deze documenten hebben ieder een eigen doel.

De algemene voorwaarden regelen voornamelijk de overeenkomst en het gebruik van foto's en andere werken.

Deze privacyverklaring gaat over de verwerking van persoonsgegevens.

25. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of je persoonsgegevens kun je contact opnemen met:

Xammes fotografie | ontwerp
Sharon Meijster-Siep
Vijfhuizen, Noord-Holland

Website: www.xammes.nl
Telefoon: +31 (0)6 81 85 70 32
Contactformulier: contactpagina

KvK: 59484853
BTW: NL001825692B63

Laatst gewijzigd: 8 oktober 2027