Privacyverklaring Schoolfotografie

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die Xammes fotografie | ontwerp zelf bepaalt is:

Xammes fotografie | ontwerp
Sharon Meijster-Siep
Nederland
E-mail: fotografie@xammes.nl
Website: www.xammes.nl

Bij bepaalde onderdelen van schoolfotografie kan de school, kinderopvangorganisatie of andere opdrachtgever zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn.

Welke partij verantwoordelijk is, hangt af van wie het doel en de manier van verwerken bepaalt.

2. Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens die worden verwerkt in verband met:

• schoolfotografie;
• kinderopvangfotografie;
• portretfoto’s;
• groepsfoto’s;
• fotografie van medewerkers;
• persoonlijke online fotogalerijen;
• inlogcodes;
• ouderbestellingen;
• betalingen;
• klantenservice;
• levering van digitale bestanden en fotoproducten;
• communicatie rondom schoolfotografie.

3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Afhankelijk van de opdracht of bestelling kunnen onder andere de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

Van kinderen

• voornaam;
• eventueel achternaam;
• groep of klas;
• school, opvang of locatie;
• foto’s en ander noodzakelijk beeldmateriaal;
• persoonlijke fotocode of koppeling aan een galerij.

Van ouders, verzorgers en bestellers

• naam;
• e-mailadres;
• adresgegevens;
• bestelgegevens;
• orderhistorie;
• betaalstatus;
• communicatie per e-mail of contactformulier.

Van medewerkers

Wanneer medewerkers worden gefotografeerd kunnen onder andere worden verwerkt:

• naam;
• functie of groep, indien nodig;
• foto’s.

Technische gegevens

Bij gebruik van de website of bestelomgeving kunnen daarnaast technische gegevens worden verwerkt, bijvoorbeeld:

• IP-adres;
• browsergegevens;
• apparaatgegevens;
• noodzakelijke cookies;
• technische loggegevens.

4. Waar komen de persoonsgegevens vandaan?

Persoonsgegevens kunnen worden ontvangen:

• rechtstreeks van de school of kinderopvangorganisatie;
• rechtstreeks van een ouder, verzorger of besteller;
• tijdens de uitvoering van de fotografie;
• via de online bestelomgeving;
• via e-mail of een contactformulier;
• via een betaalprovider bij de verwerking van een betaling.

De school of kinderopvangorganisatie verstrekt uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de schoolfotografie.

5. Waarvoor worden persoonsgegevens gebruikt?

Persoonsgegevens worden onder andere verwerkt voor:

• het voorbereiden en uitvoeren van de fotodag;
• het identificeren en koppelen van foto’s aan het juiste kind;
• het maken en beheren van persoonlijke fotogalerijen;
• het verstrekken van persoonlijke inlogcodes;
• et tonen van foto’s aan bevoegde ouders of verzorgers;
• het verwerken van bestellingen;
• het verwerken en controleren van betalingen;
• het produceren en verzenden van fotoafdrukken en fotoproducten;
• het leveren van digitale bestanden;
• klantenservice en ondersteuning;
• het beantwoorden van vragen;
• facturatie en financiële administratie;
• het voorkomen en onderzoeken van misbruik of ongeoorloofde toegang;
• het beveiligen en technisch functioneren van de website en bestelomgeving;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Persoonsgegevens worden niet voor andere doeleinden gebruikt wanneer daarvoor geen geldige wettelijke grondslag bestaat.

6. Op welke grondslag worden gegevens verwerkt?

Afhankelijk van de verwerking kan Xammes fotografie | ontwerp persoonsgegevens verwerken op basis van:

Uitvoering van een overeenkomst

Bijvoorbeeld voor:

• het verwerken van een bestelling;
• betaling;
• levering;
• klantenservice.

Toestemming

Wanneer toestemming wettelijk vereist is, worden persoonsgegevens alleen voor dat specifieke doel gebruikt wanneer geldige toestemming is verkregen.

Gerechtvaardigd belang

In bepaalde situaties kunnen gegevens worden verwerkt wanneer hiervoor een gerechtvaardigd belang bestaat, bijvoorbeeld:

• beveiliging van de bestelomgeving;
• voorkoming van misbruik;
• technische administratie;
• afhandeling en onderbouwing van klachten.

Daarbij wordt steeds afgewogen of de privacybelangen van betrokkenen niet zwaarder wegen.

Wettelijke verplichting

Bepaalde gegevens moeten worden verwerkt of bewaard om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld fiscale administratie.

7. Foto’s van kinderen

Foto’s waarop een kind herkenbaar staat zijn persoonsgegevens.

Xammes fotografie | ontwerp gaat daarom extra zorgvuldig om met schoolfoto’s en beperkt de toegang zoveel mogelijk tot personen voor wie de betreffende foto’s bedoeld zijn.

De school of kinderopvangorganisatie is verantwoordelijk voor het informeren van ouders over de fotodag en voor de registratie van deelname wanneer dit binnen haar verantwoordelijkheid valt.

Wanneer voor een bepaalde verwerking toestemming noodzakelijk is, moet deze toestemming voldoen aan de wettelijke voorwaarden.

Xammes fotografie | ontwerp gebruikt schoolfoto’s niet zelfstandig voor reclame, portfolio, website, sociale media of andere promotionele doeleinden zonder de daarvoor benodigde afzonderlijke toestemming.

8. Groepsfoto’s

• Groepsfoto’s bevatten persoonsgegevens van meerdere kinderen en mogelijk medewerkers, daarom wordt hiermee extra zorgvuldig omgegaan.
• Groepsfoto’s worden binnen de schoolfotografie uitsluitend als fysieke afdruk aangeboden en niet als digitaal downloadbestand, tenzij in een specifieke situatie uitdrukkelijk anders is besloten en dit vanuit privacy-oogpunt verantwoord is.
• Xammes fotografie | ontwerp adviseert ouders groepsfoto’s niet openbaar online te publiceren wanneer zij niet beschikken over de benodigde toestemming of andere geldige rechtsgrond voor de overige herkenbaar afgebeelde personen.
• Voor zover deze partijen persoonsgegevens verwerken namens Xammes fotografie, worden waar nodig passende verwerkersafspraken gemaakt.

9. Online galerijen en persoonlijke toegang

• Schoolfoto’s worden beschikbaar gesteld via een beveiligde online bestelomgeving
• De toegang vindt plaats met persoonlijke inloggegevens of een unieke fotocode.
• Deze toegang is bedoeld om ervoor te zorgen dat foto’s niet vrij openbaar toegankelijk zijn.
• Een ouder of verzorger kan ervoor kiezen de persoonlijke code te delen met familieleden of andere personen die de foto's mogen bekijken of bestellen.
• Degene die de inlogcode ontvangt is zelf verantwoordelijk voor zorgvuldig gebruik en verdere verspreiding van deze code.
• Xammes fotografie | ontwerp adviseert om persoonlijke inlogcodes nooit openbaar te plaatsen op websites, sociale media of publiek toegankelijke groepen.
• Bij een vermoeden van misbruik kan een code worden geblokkeerd en indien nodig worden vervangen.

10. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt.

Voor schoolfotografie gelden in beginsel de volgende termijnen:

Schoolfoto’s en online galerij

• De persoonlijke online galerij blijft maximaal 12 maanden na publicatie beschikbaar.
• Na deze periode wordt de galerij gesloten en worden de bijbehorende schoolfoto’s uit de actieve schoolfotografieomgeving verwijderd.
• Foto’s worden daarna niet structureel bewaard voor toekomstig hergebruik.
• Technische back-ups kunnen nog gedurende een beperkte periode aanwezig zijn totdat deze volgens het reguliere back-upschema automatisch worden overschreven of verwijderd. Deze back-ups worden niet gebruikt voor nieuwe commerciële of promotionele doeleinden.

Bestelgegevens

Bestelgegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor:

• uitvoering van de bestelling;
• klantenservice;
• garantie of klachten;
• administratieve verplichtingen.

Financiële administratie

Gegevens die onderdeel zijn van de financiële administratie worden bewaard gedurende de wettelijk geldende fiscale bewaartermijn.

Correspondentie

E-mails en andere communicatie worden niet langer bewaard dan redelijkerwijs nodig is voor het doel van de communicatie, administratie of eventuele geschillen.

11. Na afloop van de galerij

Ouders en bestellers zijn zelf verantwoordelijk voor het tijdig downloaden en veilig bewaren van aangekochte digitale bestanden.

Na het verwijderen van de galerij en de schoolfoto’s kan Xammes fotografie | ontwerp niet garanderen dat een eerder gemaakte foto opnieuw beschikbaar kan worden gesteld.

12. Met welke partijen kunnen gegevens worden gedeeld?

Voor de uitvoering van schoolfotografie maakt Xammes fotografie | ontwerp gebruik van zorgvuldig geselecteerde externe dienstverleners.

Dit zijn onder andere:

• Profotonet / ProfotoSales, voor de beveiligde online schoolfotogalerij, webshop, verwerking van bestellingen en productie van fotoafdrukken en fotoproducten;
• Pay.nl, voor het verwerken van online betalingen;
• hosting- en IT-dienstverleners;
• verzend- en bezorgdiensten;
• administratieve of boekhoudkundige dienstverleners.

Deze partijen ontvangen uitsluitend de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van hun betreffende dienstverlening. Persoonsgegevens worden niet verkocht aan derden.

13. Verwerkers en verwerkersovereenkomsten

Wanneer een externe partij persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Xammes fotografie | ontwerp verwerkt, wordt deze partij aangemerkt als verwerker.
Waar de AVG dit vereist, worden met dergelijke partijen afspraken gemaakt over onder andere:

• het doel van de verwerking;
• beveiliging;
• vertrouwelijkheid;
• bewaartermijnen;
• gebruik van eventuele subverwerkers;
• datalekken;
• verwijdering of teruggave van persoonsgegevens.

Wanneer een externe partij zelfstandig het doel en de middelen van een verwerking bepaalt, kan deze partij zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn.

14. Betalingen

Online betalingen binnen de schoolfotografiewebshop worden verwerkt via Pay.nl.

Pay.nl verwerkt de gegevens die noodzakelijk zijn om de gekozen betaalmethode uit te voeren en de betaling te controleren.

Xammes fotografie | ontwerp ontvangt uitsluitend de gegevens die nodig zijn om vast te stellen of een betaling succesvol is uitgevoerd en om de bestelling administratief te verwerken.

Volledige betaalkaartgegevens of andere gevoelige betaalgegevens worden niet door Xammes fotografie | ontwerp zelf opgeslagen wanneer deze rechtstreeks door Pay.nl worden verwerkt.

Voor de verwerking van persoonsgegevens door Pay.nl is daarnaast de privacyverklaring van Pay.nl van toepassing.

15. Beveiliging

Xammes fotografie | ontwerp neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• verlies;
• ongeoorloofde toegang;
• onrechtmatig gebruik;
• wijziging;
• openbaarmaking;
• vernietiging.

Waar mogelijk wordt toegang tot schoolfoto’s beperkt door persoonlijke codes of beveiligde accounts.

Ook van externe partijen die persoonsgegevens verwerken wordt verwacht dat zij passende beveiligingsmaatregelen nemen. Geen enkel digitaal systeem kan echter volledige uitsluiting van alle beveiligingsrisico’s garanderen.

16. Datalekken

Wanneer zich een beveiligingsincident voordoet waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, wordt beoordeeld of sprake is van een datalek in de zin van de AVG.

Wanneer dit wettelijk noodzakelijk is, wordt het datalek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of aan de betrokken personen.

17. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wanneer een externe dienstverlener persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebeurt dit alleen wanneer daarvoor een geldige juridische basis en passende waarborgen bestaan volgens de AVG.

Dit kan bijvoorbeeld plaatsvinden op basis van een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen.

18. Geen verkoop van persoonsgegevens

Xammes fotografie | ontwerp verkoopt persoonsgegevens, foto’s van kinderen, klantgegevens of bestelgegevens niet aan derden.

Persoonsgegevens worden ook niet beschikbaar gesteld aan derden voor hun eigen marketing- of advertentiedoeleinden zonder geldige grondslag.

19. Geen AI-training met schoolfoto’s

Schoolfoto’s en persoonsgegevens worden door Xammes fotografie | ontwerp niet bewust beschikbaar gesteld voor het trainen, finetunen of ontwikkelen van generatieve AI-modellen of vergelijkbare beeldgeneratoren.

Wanneer software met AI-functionaliteit onderdeel is van een noodzakelijke professionele beeldbewerkings- of dienstverleningsworkflow, wordt erop gelet dat het gebruik daarvan past binnen de privacyverplichtingen en de afspraken met de betreffende leverancier.

20. Geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering

Xammes fotografie | ontwerp maakt binnen de schoolfotografie geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering waaraan voor betrokkenen rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen zijn verbonden.

21. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben, voor zover de AVG dit in de betreffende situatie bepaalt, het recht om:

• persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste persoonsgegevens te laten aanpassen;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking;
• gegevens over te dragen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;
• eerder gegeven toestemming in te trekken.

Een verzoek kan worden gestuurd naar: fotografie@xammes.nl

Om persoonsgegevens van een kind te beschermen kan ik vragen om aanvullende informatie waarmee kan worden vastgesteld dat degene die het verzoek doet bevoegd is dit verzoek in te dienen. Bij identiteitscontrole wordt niet om meer informatie gevraagd dan noodzakelijk is.

22. Toestemming intrekken

Wanneer een verwerking gebaseerd is op toestemming, kan deze toestemming worden ingetrokken.

Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Verwerkingen die vóór het intrekken rechtmatig op basis van de gegeven toestemming hebben plaatsgevonden blijven rechtmatig.

Het intrekken van toestemming moet net zo eenvoudig kunnen plaatsvinden als het geven daarvan.

23. Verwijdering van schoolfoto’s

Een verzoek om een foto te verwijderen wordt zorgvuldig beoordeeld.

Daarbij wordt onder andere gekeken naar:

• de identiteit en bevoegdheid van de verzoeker;
• de grondslag waarop de foto wordt verwerkt;
• eventuele rechten van andere betrokkenen;
• wettelijke bewaarplichten;
• technische mogelijkheden;
• de status van reeds vervaardigde of verzonden fysieke producten.

Een verwijderd digitaal bestand kan nog tijdelijk voorkomen in een beveiligde technische back-up totdat deze automatisch wordt overschreven.

24. Kinderen en privacyrechten

Omdat schoolfotografie grotendeels betrekking heeft op minderjarigen, wordt extra zorgvuldig omgegaan met verzoeken over hun persoonsgegevens.

Bij kinderen jonger dan 16 jaar zal in veel situaties een ouder of wettelijk vertegenwoordiger namens het kind handelen.

Afhankelijk van de leeftijd, aard van het verzoek en toepasselijke regelgeving kunnen ook rechten van het kind zelf een rol spelen.

25. Cookies en technische gegevens

De website en bestelomgeving kunnen gebruikmaken van functionele en noodzakelijke cookies om correct te functioneren.

Daarnaast kunnen analytische cookies worden gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik van de website.

Wanneer voor bepaalde cookies toestemming vereist is, worden deze uitsluitend geplaatst nadat daarvoor toestemming is gegeven.

Meer informatie staat in de afzonderlijke cookieverklaring van Xammes fotografie | ontwerp en, waar van toepassing, in de informatie van de aanbieder van de online bestelomgeving.

26. Klacht over verwerking van persoonsgegevens

Heb je een vraag of klacht over de manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt, dan hoor ik dat graag eerst via: fotografie@xammes.nl

Ik kijk dan graag samen naar een passende oplossing.

Daarnaast bestaat het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

27. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer:

• de dienstverlening verandert;
• gebruikte systemen veranderen;
• wet- of regelgeving verandert;
• aanpassing nodig is om de verwerking duidelijker uit te leggen.

Bij belangrijke wijzigingen die gevolgen hebben voor de verwerking van persoonsgegevens zal hierover, indien noodzakelijk, aanvullend worden geïnformeerd.

28. Samenhang met andere voorwaarden

Naast deze privacyverklaring kunnen van toepassing zijn:

• de Algemene Voorwaarden Fotografie & Ontwerp;
• de Aanvullende Algemene Voorwaarden Schoolfotografie;
• de Cookieverklaring van Xammes fotografie | ontwerp.

Deze documenten hebben ieder een eigen doel. De algemene voorwaarden regelen voornamelijk de overeenkomst en het gebruik van de foto’s. Deze privacyverklaring beschrijft hoe persoonsgegevens worden verwerkt.