Privacyverklaring Schoolfotografie

1. Verantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

Xammes fotografie | ontwerp
Nederland
E-mail: fotografie@xammes.nl
Website: www.xammes.nl

2. Toepasselijkheid

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle werkzaamheden en diensten met betrekking tot schoolfotografie, kinderopvangfotografie, groepsfoto’s, portretfoto’s, online galerijen, ouderbestellingen, communicatie en aanverwante dienstverlening.

3. Welke persoonsgegevens kunnen worden verwerkt?

Afhankelijk van de opdracht of bestelling kunnen onder meer de volgende gegevens worden verwerkt:

• Voornaam en eventueel achternaam van het kind
• Groep, klas of locatie
• Naam van school, opvang of organisatie
• Foto’s en beeldmateriaal
• E-mailadres, adresgegevens en naam van ouder/verzorger
• Bestelgegevens en orderhistorie
• Betaalgegevens via externe betaalprovider
• Communicatiegegevens via e-mail of contactformulier
• Technische gegevens zoals IP-adres of browserinformatie bij websitebezoek

4. Doeleinden van verwerking

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor gerechtvaardigde en legitieme doeleinden, waaronder:

• Het plannen en uitvoeren van fotografiedagen
• Het maken, beheren en koppelen van schoolfoto’s
• Het beschikbaar stellen van persoonlijke fotogalerijen
• Het verwerken van bestellingen en betalingen
• Klantenservice en ondersteuning
• Facturatie en administratie
• Wettelijke verplichtingen
• Verbetering van dienstverlening en beveiliging

5. Rechtsgrondslagen

Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van één of meer van de volgende rechtsgrondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst
• Toestemming waar vereist
• Gerechtvaardigd belang
• Wettelijke verplichting

6. Foto’s van kinderen

Foto’s van kinderen worden uitsluitend gemaakt in opdracht van of in samenwerking met een school, kinderopvangorganisatie of ouder/verzorger. Indien toestemming vereist is, ligt de verantwoordelijkheid voor het verkrijgen daarvan bij de betreffende opdrachtgever, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

7. Online galerijen en persoonlijke toegang

Foto’s kunnen beschikbaar worden gesteld via een beveiligde online omgeving. Toegang vindt plaats via persoonlijke inloggegevens of unieke codes. Gebruikers zijn zelf verantwoordelijk voor zorgvuldig gebruik van verstrekte toegangscodes.

8. Externe verwerkers en leveranciers

Voor onderdelen van de dienstverlening kan gebruik worden gemaakt van zorgvuldig geselecteerde externe partijen, zoals aanbieders van bestelsoftware, betaaldiensten, hosting of drukwerk.

Voor zover deze partijen persoonsgegevens verwerken namens Xammes fotografie, worden waar nodig passende verwerkersafspraken gemaakt.

9. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt.

• Online galerijen kunnen tijdelijk beschikbaar blijven, doorgaans maximaal circa 12 maanden
• Administratieve gegevens worden bewaard conform fiscale bewaarplicht
• Fotoarchieven kunnen langer worden bewaard voor back-up, bewijsvoering of servicedoeleinden, tenzij verwijdering redelijkerwijs wordt verlangd en mogelijk is

10. Beveiliging

Er worden passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, onbevoegde toegang of onrechtmatige verwerking.

11. Verstrekking aan derden

Persoonsgegevens worden niet verkocht of verstrekt aan derden voor commerciële doeleinden. Verstrekking vindt uitsluitend plaats indien:

• dit noodzakelijk is voor uitvoering van de dienstverlening
• hiervoor toestemming is gegeven
• dit wettelijk verplicht is
• dit noodzakelijk is ter bescherming van rechten of eigendommen

12. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben, binnen de grenzen van de wet, recht op:

• inzage
• rectificatie
• verwijdering
• beperking van verwerking
• bezwaar
• gegevensoverdraagbaarheid waar van toepassing

Verzoeken kunnen worden ingediend via: fotografie@xammes.nl

13. Verzoeken tot verwijdering van foto’s

Een verzoek tot verwijdering van foto’s wordt zorgvuldig beoordeeld. Hierbij wordt rekening gehouden met wettelijke verplichtingen, contractuele afspraken, gerechtvaardigde belangen en technische mogelijkheden.

14. Cookies en websitegebruik

De website kan functionele, analytische of noodzakelijke cookies gebruiken om de website goed te laten functioneren en gebruikservaring te verbeteren. Indien vereist wordt hiervoor toestemming gevraagd.

15. Aansprakelijkheid

Hoewel grote zorg wordt besteed aan privacy en beveiliging, kan volledige uitsluiting van risico’s op internet nooit worden gegarandeerd. Xammes fotografie | ontwerp is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van handelen van derden buiten haar redelijke invloedssfeer.

16. Wijzigingen

Xammes fotografie | ontwerp behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring op ieder moment te wijzigen. De meest actuele versie staat steeds gepubliceerd op de website.

17. Toepasselijk recht en klachten

Op deze privacyverklaring is Nederlands recht van toepassing.

Indien een betrokkene meent dat persoonsgegevens onjuist of onrechtmatig worden verwerkt, wordt verzocht eerst contact op te nemen zodat een passende oplossing kan worden gezocht. Daarnaast bestaat het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

18. Contact

Xammes fotografie | ontwerp
E-mail: fotografie@xammes.nl
Website: www.xammes.nl