Verwerkersovereenkomst AVG

Als fotograaf bij Xammes fotografie | ontwerp werk ik regelmatig in opdracht van basisscholen, kinderdagverblijven en peuterspeelzalen. Tijdens mijn werk leg ik kinderen vast op beeld. Dat zijn waardevolle herinneringen voor ouders en verzorgers. Omdat hierbij persoonsgegevens worden verwerkt, vind ik het belangrijk om helder en zorgvuldig vast te leggen hoe ik met privacy en gegevensbescherming omga.

Op deze pagina lees je de verwerkersovereenkomst die geldt wanneer ik in opdracht van een school of kinderopvang fotografeer. Heb je vragen of wil je aanvullende afspraken maken? Neem dan gerust contact met mij op.

Partijen

Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens die Xammes fotografie | ontwerp uitvoert in opdracht van een basisschool, kinderdagverblijf, peuterspeelzaal of andere kinderopvangorganisatie. Deze organisatie wordt hierna aangeduid als Opdrachtgever. Xammes fotografie | ontwerp en Opdrachtgever worden samen aangeduid als Partijen.

In aanmerking nemende

1. De Opdrachtgever is op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming AVG verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van kinderen, ouders, verzorgers en medewerkers.
2. Xammes fotografie | ontwerp verwerkt persoonsgegevens in het kader van de overeengekomen dienstverlening, waaronder het voorbereiden, maken, bewerken, aanbieden en leveren van schoolfoto’s of kinderopvangfoto’s.
3. Deze verwerking vindt uitsluitend plaats op basis van schriftelijke of digitaal vastgelegde instructies van de Opdrachtgever, tenzij wet- of regelgeving anders verplicht.

Artikel 1 | Doel van de verwerking

Ik verwerk persoonsgegevens uitsluitend voor het uitvoeren van de opdracht. Dit gaat om het voorbereiden, maken, selecteren, bewerken, aanbieden, bestellen en leveren van foto’s aan ouders, verzorgers, medewerkers of de Opdrachtgever.

Ik gebruik deze persoonsgegevens niet voor eigen marketingdoeleinden en verstrek deze niet aan derden voor commerciële doeleinden.

Artikel 2 | Categorieën persoonsgegevens

De persoonsgegevens die ik in dit kader kan verwerken, zijn onder andere:

• voor- en achternamen van kinderen;
• groep, klas of opvanggroep;
• informatie over broertjes, zusjes of gezinsrelaties voor combinatiefoto’s;
• foto’s van kinderen, groepen en eventueel medewerkers;
• e-mailadres van ouders of verzorgers voor inloggegevens, bestelinformatie of levering;
• bestelgegevens die nodig zijn voor het verwerken en leveren van fotoproducten.

Ik verwerk geen bijzondere persoonsgegevens, zoals BSN, medische gegevens of andere gevoelige gegevens, tenzij dit strikt noodzakelijk is en vooraf schriftelijk met de Opdrachtgever is afgesproken.

Artikel 3 | Duur en bewaartermijn

Ik verwerk persoonsgegevens zolang dit nodig is voor het uitvoeren van de opdracht, het aanbieden van de online galerij, het verwerken van bestellingen en het leveren van foto’s of fotoproducten.

De online galerijen blijven maximaal 1 jaar beschikbaar, tenzij schriftelijk anders is afgesproken. Persoonsgegevens die ik rechtstreeks van de Opdrachtgever heb ontvangen, worden uiterlijk 6 maanden na afloop van het betreffende schooljaar verwijderd, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is of schriftelijk is overeengekomen.

Artikel 4 | Beveiliging

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Hierbij kun je denken aan beveiligde opslag, sterke wachtwoorden, versleutelde verbindingen, beperkte toegang tot bestanden en zorgvuldig beheer van online fotogalerijen.

Artikel 5 | Vertrouwelijkheid

Ik behandel alle persoonsgegevens vertrouwelijk. Persoonsgegevens worden niet aan derden verstrekt, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, de Opdrachtgever hiervoor toestemming heeft gegeven of ik daartoe wettelijk verplicht ben.

Artikel 6 | Rechten van betrokkenen

Ouders, verzorgers en, waar van toepassing, kinderen hebben op grond van de AVG bepaalde rechten. Denk aan het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking of bezwaar.

Wanneer een betrokkene een verzoek indient bij de Opdrachtgever, werk ik hier redelijkerwijs aan mee voor zover dit binnen mijn rol als verwerker mogelijk is.

Artikel 7 | Subverwerkers

Voor bepaalde onderdelen van mijn dienstverlening kan ik gebruikmaken van zorgvuldig geselecteerde subverwerkers. Denk aan een beveiligde online fotogalerij, bestelplatform, betaalomgeving, professioneel fotolab of leverancier van fotoproducten.

Waar nodig sluit ik met deze partijen passende afspraken, zodat ook zij zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens en voldoen aan de AVG.

Artikel 8 | Meldplicht datalekken

Als er sprake is van een datalek of een vermoeden daarvan, informeer ik de Opdrachtgever zo snel mogelijk. Daarbij geef ik, voor zover bekend, informatie over de aard van het incident, de mogelijke gevolgen en de maatregelen die zijn genomen of nog worden genomen.

Artikel 9 | Einde van de verwerking

Na afloop van de opdracht verwijder ik persoonsgegevens zodra deze niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verwerkt, tenzij een wettelijke verplichting of schriftelijke afspraak een langere bewaartermijn vereist.

Artikel 10 | Toepasselijk recht en geschillen

Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing. Partijen proberen eventuele vragen of geschillen eerst in goed overleg op te lossen. Lukt dat niet, dan kan het geschil worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.

Akkoord

Door een opdracht te verstrekken voor schoolfotografie of kinderopvangfotografie gaat de Opdrachtgever akkoord met deze verwerkersovereenkomst. Een afzonderlijk ondertekend document is niet nodig, tenzij Partijen samen besluiten dit wel te doen.

Heb je vragen over deze verwerkersovereenkomst of wil je specifieke afspraken vastleggen? Neem dan gerust contact met mij op. Ik denk graag met je mee over afspraken die passen bij jullie school of kinderopvang.

Waar werk ik?

Ik ben gevestigd in Vijfhuizen, regio Haarlem en Amsterdam, maar ik werk met veel plezier door heel Nederland. Twijfel je of ik ook bij jullie op locatie kom? Stuur me gerust een bericht, dan kijken we samen naar de mogelijkheden.