Momentje

verwerkersovereenkomst

  • algemene voorwaarden xammes fotografie en ontwerp

verwerkersovereenkomst

Xammes fotografie | ontwerp & Opdrachtgever

Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing op alle vormen van verwerking van persoonsgegevens die Xammes fotografie | ontwerp, gevestigd aan de Kromme Spieringweg 472 te Vijfhuizen en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 59484853, als Verwerker uitvoert ten behoeve en in opdracht van een Verwerkingsverantwoordelijke; een basisschool, kinderdagverblijf of peuterspeelzaal (hierna te noemen: Opdrachtgever), aan wie zij diensten verleent. Hierna gezamenlijk te noemen Partijen.

IN AANMERKING NEMENDE
  1. Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna te noemen: de AVG) is Opdrachtgever verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van leerlingen, hun ouders en/of verzorgers en leerkrachten. Zij moet ervoor waken dat er met de grootst mogelijke zorgvuldigheid wordt omgegaan met die persoonsgegevens;

  2. Partijen sluiten een overeenkomst met betrekking tot het verzorgen van fotografie (hierna te noemen: Opdracht), waarbij Xammes fotografie | ontwerp, als Verwerker, ten behoeve en in opdracht van Opdrachtgever, als Verwerkingsverantwoordelijke, persoonsgegevens verwerkt;

  3. Bij de totstandkoming, de inhoud en de nakoming van alle tussen Xammes fotografie en Opdrachtgever gesloten Opdrachten zijn de Algemene Voorwaarden van Xammes fotografie | ontwerp van toepassing;

  4. Partijen wensen zorgvuldig en in overeenstemming met de AVG en andere toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens om te gaan met de persoonsgegevens die ter uitvoering van de Opdracht verwerkt (zullen) worden en leggen op grond van artikel 28, lid 3 van de AVG, gezamenlijk bindende bepalingen vast in deze Verwerkersovereenkomst;

  5. In geval van tegenstrijdigheid tussen de Algemene Voorwaarden van Xammes fotografie | ontwerp en de bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst, prevaleren de bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst.

OPDRACHTGEVER EN XAMMES FOTOGRAFIE | ONTWERP KOMEN HET VOLGENDE OVEREEN

In deze Verwerkersovereenkomst hebben onderstaande begrippen de volgende betekenis:

Artikel 1. DEFINITIES

In deze Verwerkersovereenkomst hebben onderstaande begrippen de volgende betekenis:

  1. Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens die volgens bepaalde criteria toegankelijk zijn, ongeacht of dit geheel gecentraliseerd of gedecentraliseerd is, dan wel op functionele of geografische gronden is verspreid;

  2. Betrokkene: de geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;

  3. Datalek: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens;

  4. Derde: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerker of verwerkingsverantwoordelijke gemachtigd zijn om persoonsgegevens te verwerken;

  5. Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokkene);

  6. Verwerker: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt;

  7. Sub-verwerker: een niet ongeschikte derder partij die door Xammes fotografie | ontwerp is betrokken bij de verwerking van persoongegevens in het kader van de dienst, niet zijnde personeelsleden van Xammes fotografie | ontwerp. In dit geval PicturePresent of Profotonet;

  8. Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt;

  9. Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Artikel 2. ONDERWERP, AARD EN DOEL VAN VERWERKING
  1. Xammes fotografie | ontwerp verzorgt fotografie van leerlingen en leerkrachten ten behoeve en in opdracht van Opdrachtgever;

  2. Om de Opdracht zo zorgvuldig mogelijk te kunnen uitvoeren is het noodzakelijk dat Xammes fotografie | ontwerp persoonsgegevens kan koppelen met desbetreffende leerling en leerkracht, waarvan de foto’s worden gemaakt;

  3. Opdrachtgever verstrekt Xammes fotografie | ontwerp persoonsgegevens aan de hand van een Print-, Excel- of Wordbestand. Deze persoonsgegevens zijn gebaseerd op het doel en de middelen die Opdrachtgever bepaalt;

  4. De volgende categorieën van persoonsgegevens kunnen door Xammes fotografie | ontwerp in opdracht van Opdrachtgever worden verwerkt. Hierbij wordt door Xammes fotografie | ontwerp uitsluitend gebruik gemaakt van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de Opdracht:

    1. Leerling- en klasnummer;
    2. Naam van leerling;
    3. Geboortedatum van leerling;
    4. Contactgegevens van leerling en de ouder en/of verzorger van leerling, indien leerling jonger is dan 16 jaar;
    5. Naam van ouder en/of verzorger van leerling, indien leerling jonger is dan 16 jaar;
    6. Naam en klasnummer van leerkracht;
    7. (Digitale) individuele portret-, klassen- en groepsfoto’s.

  5. Xammes fotografie | ontwerp heeft geen zeggenschap over de persoonsgegevens die Opdrachtgever verstrekt en verwerkt deze uitsluitend op basis van (schriftelijke) instructies van Opdrachtgever;

  6. De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats voor één of meer van de volgende doeleinden:

    1. Het koppelen van persoonsgegevens met desbetreffende leerling en leerkracht, waarvan de foto’s worden gemaakt;
    2. Het verzorgen van individuele portret-, klassen- en groepsfoto’s van leerlingen en leerkrachten;
    3. Het verzorgen van digitale fotobestanden voor onderwijsdoeleinden en –middelen zoals het schooladministratiepakket, leerlingvolgsysteem en schoolpassen;
    4. Het verzorgen van smoelenboeken, teamfoto’s, megaposters;
    5. Het via Opdrachtgever aanbieden van fotosets aan mogelijke klanten, zoals leerlingen, hun ouders en/of verzorgers en leerkrachten.

  7. De in opdracht van Opdrachtgever te verwerken persoonsgegevens blijven te allen tijde eigendom van Opdrachtgever en/of de desbetreffende betrokkene;

  8. Nadere doeleinden van verwerking kunnen worden vastgesteld door instemming van beide Partijen.

Artikel 3. TOTSTANDKOMING, WIJZIGING EN DUUR
  1. De Verwerkersovereenkomst komt tot stand op het moment wanneer Opdrachtgever en Xammes fotografie | ontwerp een Opdracht overeenkomen middels een overeenkomst voor het verrichten van de Opdracht;

  2. De Verwerkersovereenkomst kan te allen tijde worden gewijzigd door middel van een schriftelijk akkoord op deze wijziging van beide partijen;

  3. De duur van deze Verwerkersovereenkomst is gelijk aan de duur van de Opdracht die aangegaan is tussen Opdrachtgever en Xammes fotografie | ontwerp.

Artikel 4. GEHEIMHOUDING EN VERTROUWELIJKHEID
  1. Op alle persoonsgegevens die Xammes fotografie | ontwerp van Opdrachtgever ontvangt en/of zelf verzamelt in het kader van deze Verwerkersovereenkomst, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden;

  2. Xammes fotografie | ontwerp zorgt ervoor dat een ieder, waaronder eventuele Sub-verwerkers, die betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens deze gegevens als vertrouwelijk behandelt. Xammes fotografie | ontwerp bewerkstelligt dat voor een ieder die betrokken is bij de verwerking van persoonsgegevens een geheimhoudingsovereenkomst of –beding is gesloten;

  3. Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Opdrachtgever uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen, indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is gezien de aard van de verstrekte Opdracht en de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken.

Artikel 5. BEVEILIGING
  1. Xammes fotografie | ontwerp draagt continue zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen op grond van artikel 32 van de AVG om persoonsgegevens tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging te beveiligen en beschermen. Deze maatregelen zijn afgestemd op het risico van de verwerking en omvatten;

    1. De pseudonimisering en versleuteling van persoonsgegevens;
    2. Het vermogen om op permanente basis de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van de verwerkingssystemen en diensten te garanderen;
    3. Het vermogen om bij een fysiek of technisch incident de beschikbaarheid van en de toegang tot de persoonsgegevens tijdig te herstellen;
    4. Een procedure voor het op gezette tijdstippen testen, beoordelen en evalueren van de doeltreffendheid van de technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de verwerking;

  2. Xammes fotografie | ontwerp dient in de bijlage van deze Verwerkersovereenkomst vast te leggen welke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zij neemt. Deze dienen aan te sluiten op de in lid 2 van deze overeenkomst genoemde maatregelen;

  3. Xammes fotografie | ontwerp zal de door haar getroffen informatiebeveiligingsmaatregelen evalueren en verscherpen, aanvullen of verbeteren voor zover de eisen of (technologische) ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.

Artikel 6. INSCHAKELING SUB-VERWERKER
  1. Xammes fotografie | ontwerp werkt samen met sub-verwerker PicturePresent. Deze levert de bestelsite aan Xammes fotografie | ontwerp en verzorgt de hele afhandeling m.b.t. de bestellingen. Xammes fotografie | ontwerp heeft met PicturePresent een verwerkingsovereenkomst.

  2. Xammes fotografie | ontwerp is vrij om bij de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst werkzaamheden door een Sub-verwerker, zoals een professionele fotograaf, te laten uitvoeren zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtgever;

  3. Xammes fotografie | ontwerp verplicht zich hierbij om op elke contractuele verhouding met de door haar in te schakelen Sub-verwerker de verplichtingen die Xammes fotografie | ontwerp heeft op grond van deze Verwerkersovereenkomst onverkort van toepassing te verklaren;

  4. Xammes fotografie | ontwerp verplicht iedere Sub-verwerker contractueel om persoonsgegevens niet verder te verwerken dan in het kader van deze Verwerkersovereenkomst is bepaald;

  5. Opdrachtgever kan te allen tijde Xammes fotografie | ontwerp verzoeken om haar mede te delen of zij een Sub-verwerker heeft ingeschakeld, en zo ja, om welke persoon dan wel organisatie het gaat. Xammes fotografie | ontwerp is verplicht om daaraan medewerking te verlenen en zal zo spoedig mogelijk antwoorden op dat verzoek.

Artikel 7. AUDIT
  1. Xammes fotografie | ontwerp stelt Opdrachtgever in staat om te kunnen voldoen aan zijn wettelijke verplichting om toezicht te houden op de naleving van Xammes fotografie | ontwerp van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, door op verzoek daartoe van Opdrachtgever te rapporteren over de genomen beveiligingsmaatregelen;

  2. Opdrachtgever heeft het recht om eens per jaar, in overleg met Xammes fotografie | ontwerp en met inachtneming van een redelijke termijn, op eigen kosten een audit uit te laten voeren door een gecertificeerde en onafhankelijke auditor die een derden-verklaring afgeeft. Opdrachtgever wordt daarbij, naast Xammes fotografie | ontwerp, geïnformeerd over de uitkomst van de audit. In een voorkomend geval is het Xammes fotografie | ontwerp toegestaan om de derden-verklaring op haar website te publiceren;

  3. Als tijdens een controle wordt vastgesteld dat Xammes fotografie | ontwerp niet voldoet aan het bepaalde in deze Verwerkersovereenkomst en de AVG neemt Xammes fotografie | ontwerp binnen 4 weken alle noodzakelijke stappen om ervoor te zorgen dat hieraan alsnog wordt voldaan. De kosten komen dan voor rekening van Xammes fotografie | ontwerp.

Artikel 8. AFHANDELING VERZOEKEN VAN BETROKKENEN
  1. Xammes fotografie | ontwerp neemt redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat betrokkene zijn rechten kan uitoefenen, zoals een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling of verwijdering van persoonsgegevens, het maken van bezwaar tegen of het beperken van de verwerking en een verzoek tot het overdraagbaar maken van de persoonsgegevens;

  2. In het geval dat een betrokkene een verzoek met betrekking tot diens persoonsgegevens (bijvoorbeeld een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering van diens persoonsgegevens) richt aan verwerker, zal Xammes fotografie | ontwerp het verzoek doorverwijzen aan Opdrachtgever en zal Opdrachtgever dit behandelen. Xammes fotografie | ontwerp mag betrokkene van de verwijzing op de hoogte stellen;

  3. Wanneer Opdrachtgever een verzoek krijgt van een betrokkene die zijn of haar rechten wenst uit te oefenen, spant Xammes fotografie | ontwerp zich in om daaraan binnen een termijn van 14 dagen haar medewerking te verlenen. Xammes fotografie | ontwerp stelt Opdrachtgever in staat om binnen de wettelijke termijnen te voldoen aan bovengenoemde verzoeken.

Artikel 9. DATALEK
  1. Xammes fotografie | ontwerp is verplicht om onverwijld, doch uiterlijk binnen 24 uur nadat Xammes fotografie | ontwerp een datalek heeft geconstateerd, Opdrachtgever hiervan schriftelijk in kennis te stellen;

  2. De kennisgeving als bedoeld in het vorige lid omvat in elk geval:

    1. de aard en omvang van de inbreuk op de beveiliging;
    2. de naam en contactgegevens van degene bij wie meer informatie over de inbreuk kan worden verkregen;
    3. de geconstateerde en vermoedelijke gevolgen van de inbreuk voor de verwerking van persoonsgegevens en de betrokkenen;
    4. de maatregelen die Xammes fotografie | ontwerp heeft getroffen of voorstelt te treffen om de (negatieve) gevolgen van de inbreuk te beperken en te verhelpen.

  3. Xammes fotografie | ontwerp verplicht zich om bij constatering van een datalek voor eigen rekening en risico alle noodzakelijke maatregelen te nemen om het datalek te dichten en de (mogelijke) schade te beperken. Xammes fotografie | ontwerp zal Opdrachtgever ondersteunen bij meldingen aan betrokkenen en/of autoriteiten;

  4. Na de melding van een datalek aan Opdrachtgever, houdt Xammes fotografie | ontwerp Opdrachtgever op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot het datalek en de maatregelen getroffen door Xammes fotografie | ontwerp om het datalek te beperken en te beëindigen en om een soortgelijk incident in de toekomst te voorkomen;

  5. Opdrachtgever besluit conform artikel 33 en 34 van de AVG of zij het datalek onmiddellijk aan de Toezichthouder meldt en/of de betrokkene(n) onmiddellijk informeert. Xammes fotografie | ontwerp laat het doen van meldingen aan de Toezichthouder en het informeren van betrokkene(n) over aan Opdrachtgever.

Artikel 10. VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS BUITEN NEDERLAND EN BUITEN DE EUROPESE UNIE
  1. Partijen zien erop toe dat, voor zover persoonsgegevens buiten de Europese Unie worden verwerkt, dit slechts gebeurt op grond van de wetgeving van de desbetreffende landen, waaronder doch niet uitsluitend op grond van de privacywetgeving;

  2. Indien gegevens buiten de Europese Unie worden verwerkt, wordt dit aan Opdrachtgever gemeld, en wordt er een aparte bijlage aan deze Verwerkersovereenkomst gehecht waarin inzichtelijk wordt gemaakt in welke landen de persoonsgegevens worden verwerkt.

Artikel 11. VERDELING VAN VERANTWOORDELIJKHID EN AANSPRAKELIJKHEID
  1. Xammes fotografie | ontwerp is alleen aansprakelijk voor de schade die voortvloeit uit het niet nakomen van de AVG of andere toepasselijke wet- en regelgeving en de bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst voor zover deze schade is ontstaan door de uitvoering van werkzaamheden door Xammes fotografie | ontwerp, maar nimmer voor een bedrag hoger dan de door Opdrachtgever verschuldigde tarieven voor de overeengekomen Opdracht. Deze beperking van de aansprakelijkheid komt te vervallen indien en voor zover de schade het gevolg is van opzet of grove schuld van Xammes fotografie | ontwerp;

  2. Opdrachtgever garandeert dat de inhoud, het gebruik en de Opdracht tot de verwerkingen van de persoonsgegevens zoals bedoeld in deze Verwerkersovereenkomst, niet onrechtmatig is en dat deze geen inbreuk maken op enig recht van derden en vrijwaart Xammes fotografie | ontwerp tegen alle aanspraken en claims die hiermee verband houden;

  3. Indien Xammes fotografie | ontwerp tekortschiet in de nakoming van de verplichting uit deze Verwerkersovereenkomst kan Opdrachtgever Xammes fotografie | ontwerp in gebreke stellen;

  4. Xammes fotografie | ontwerp is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het door Opdrachtgever niet naleven van de AVG of andere wet- of regelgeving. Opdrachtgever vrijwaart Xammes fotografie | ontwerp voor aanspraken op grond van zulke schade. De vrijwaring geldt niet alleen voor de schade die betrokkene(n) of andere derden hebben geleden, maar ook voor de kosten die verwerker in verband daarmee heeft moeten maken, bijvoorbeeld in een eventuele juridische procedure, en de kosten van eventuele boetes die aan Xammes fotografie | ontwerp worden opgelegd ten gevolge van het handelen of nalaten van Opdrachtgever;

  5. Ingebrekestelling geschiedt schriftelijk, waarbij aan Xammes fotografie | ontwerp een redelijke termijn wordt gegund om alsnog de verplichtingen na te komen.

Artikel 12. EINDE EN AFWIKKELING OVEREENKOMST
  1. De Verwerkersovereenkomst eindigt van rechtswege op het moment dat de Opdracht die is overeengekomen tussen Opdrachtgever en Xammes fotografie | ontwerp is uitgevoerd;

  2. De Verwerkersovereenkomst kan niet tussentijds worden opgezegd;

  3. Na de beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst zullen lopende verplichtingen, zoals het melden van datalekken en de geheimhoudingsplicht blijven voortduren;

  4. Zodra deze Verwerkersovereenkomst, om welke reden en op welke wijze dan ook, is beëindigd of geëindigd, zal Xammes fotografie | ontwerp alle persoonsgegevens die bij haar aanwezig zijn en eventuele kopieën daarvan (doen) verwijderen en/of (doen) vernietigen, na verstrijken van door Xammes fotografie | ontwerp beoogde bewaartermijnen. De bewaartermijn van aangeleverde leerlingbestanden is 4 weken na het einde van de Opdracht. Digitale fotobestanden die zijn verwerkt ten behoeve en in opdracht van Opdrachtgever worden 1 jaar bewaard;

  5. Xammes fotografie | ontwerp zal Opdrachtgever schriftelijk dan wel elektronisch bevestigen dat de vernietiging van de persoonsgegevens heeft plaatsgevonden;

  6. Xammes fotografie | ontwerp zal Sub-verwerker(s) op de hoogte stellen van de beëindiging van de Verwerkersovereenkomst en zal ervoor zorgdragen dat de persoonsgegevens eveneens door Sub-verwerker(s) worden vernietigd.

Artikel 13. SLOTBEPALING
  1. Indien een bepaling uit deze Verwerkersovereenkomst nietig blijkt te zijn of door een van de partijen rechtsgeldig wordt vernietigd, blijven de overige bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst onverminderd van kracht. Een dergelijke nietige of vernietigde bepaling zal, voor zover bij wet toegestaan, worden geacht te zijn vervangen door een rechtsgeldige bepaling waarvan de strekking en werking die van de vervangen bepaling het dichtst benaderd;

  2. Op deze Verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen over de uitvoering daarvan zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Amsterdam.

BIJLAGE Technische en organisatorische maatregelen
  1. SSL-versleutelde verbinding
  2. Wachtwoordenbeleid bij toegang van systemen
  3. Uitvoeren van automatische back-ups
  4. Beveiligde harde schijven
  5. Login en actieve controle van systemen en software
  6. DDOS Bescherming
  7. Beperkte fysieke toegang tot servers
  8. Vernietiging en verwijdering van persoonsgegevens in beveiligde containers
  9. Up to Date virusscan
  10. Unieke inlogcode met wachtwoord

Heb je een vraag?

Neem contact op!

Omdat het vakmanschap van een fotograaf héél belangrijk is, kunnen jullie het beste een fotograaf NIET alleen selecteren om de prijs! Voor mij als professioneel fotograaf betaal je niet alleen voor mijn aanwezige tijd, maar ook voor mijn vakmanschap, kennis van zaken en nabewerking van jullie foto’s.